Job Description

APA PERLUNYA MEMILIKI JOB DESCRIPTION





Job description dibuat dengan tujuan masing-masing karyawan memahami hal-hal yang seharusnya mereka lakukan pada posisi saat ini.
 

Job description merupakan uraian mengenai tugas-tugas, tanggungjawab kewenangan dan mekanisme pelaporan, didalam job description terangkum kondisi kerja dan aspek pendukung fungsi kerja

Proses pembuatan job description yaitu Analisis Jabatan (Job Analysis), karena job analysis merupakan suatu proses analisa dan mengidentifikasi fungsi kerja area dan aspek pendukung suatu pekerjaan. (Specification).

Job Specification merupakan uraian / daftar orang yang dibutuhkan / yang cocok untuk mengisi suatu posisi atau pekerjaan. didalam termasuk aspek pendidikan dan keterampilan yang dibutuhkan kepribadian dan karakter yang sesuai untuk pekerjaan itu.

 

Banyak pekerjaan yang ga punya Job description? dan ini terjadi karena:

• Faktor kebiasaan bekerja jadi hanya mengandalkan kebiasaan
• Faktor atasan yang hobinya cuma suruh-suruh ajah... (kerjaan saya tergantung perintah bos)
• Sudah lama tidak direview

Jika suatu organisasi tidak memiliki  job description akan timbul:

• Tumpang tindih perkerjaan
• Saling melempar tanggungjawab
• Banyak pekerjaan yang 'menggantung-grey area' (ga tahu nih siapa yang bertanggungjawab)
• Selalu mengandalkan atasan
• Tidak ada kemandirian karyawan
• Sulit mengukur produktifitas karyawan

Ini contoh form Job desc yang saya gunakan:
siapa tahu bisa jadi inspirasi

HR Flow

HR Flow ini membantu kita dalam melihat proses  pengembangan organisasi dalam sudut pandang HR...

Step-step ini dapat memandu kita untuk lebih objektif dan terstruktur dalam HR Development...

Job Analysis

Bicara tentang Job Analysis…

Kenapa bicara job analysis? sekedar sharing saja, karena kerjaan saya yah sering melakukan proses ini.

Job Analysis merupakan proses analisa atau prosedur yang digunakan untuk menentukan tugas dan keterampilan yang dibutuhkan dari suatu pekerjaan dan orang seperti apa yang cocok untuk menempati posisi tersebut.     

Tujuannya melakukan job analysis untuk mendapatkan  deskripsi dan spesifikasi jabatan (Hasilnya Job Description dan Job Spesification)  

Langkah-langkah dalam job analysis yang bisa digunakan

1    Cara pengambilan data dilapangan biasanya menggunakan proses Interview (apa saja yang akan ditanyakan nanti kita bahas ^_^)

Jika job analysis ini dilakukan hanya untuk review karena sudah lama tidak di update sebaiknya job desc yang lama dapat dijadikan acuan untuk melihat penyimpangan pekerjaan yang saat ini terjadi.

2     Lakukan review terhadap informasi yang berhubungan, seperti struktur organisasi, process flow dan job description yang sudah ada.

Struktur organisasi memperlihatkan luasnya/banyaknya divisi kerja, bagaimana suatu pekerjaan/posisi berhubungan dengan pekerjaan/posisi lain, nama dari tiap posisi dab jalur pelaporan.

3     Ambil sampel untuk suatu posisi dengan jumlah karyawan yang banyak.

Untuk menghemat waktu dan tenaga, maka tidak perlu melakukan analisis terhadap semua karyawan jika jumlah karyawannya cukup banyak, ambilah beberapa orang sampel yang bisa mewakili.

4    Lakukan analisa pekerjaan dengan mengumpulkan data berupa uraian/daftar mengenai aktifitas bekerja karyawan, tingkah laku yang diharapkan dari suatu pekerjaan, konsisi kerja dan sifat-sifat yang dibutuhkan juga kemampuan yang diperlukan untuk bisa menjalankan pekerjaan tersebut. (job analysis yang sebenarnya).

5    Verifikasi dengan supervisor/atasan langsungnya untuk melengkapi dan memastikan bahwa apa yang disampaikan karyawan tersebut adalah benar dan lengkap. Setelah direview oleh atasannya, kemudian direview kembali oleh karyawan yang bersangkutan.

Dalam beberapa kasus saya langsung mempertemukan pemegang jabatan dan atasannya langsung sehingga verifikasi menjadi lebih mudah.

6   Membuat Job description dan job specification itu sendiri yang merupakan bukti nyata dari job analysis--> hasilnya lah.

Job description berisi uraian kegiatan, tanggung jawab dan kewenangan serta kondisi kerja. Job specification berisi personal qualities yang didalamnya terdapat pengetahuan, keterampilan, pengalaman, level pendidikan dan sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang.  

Apasih Informasi yang digali dari Job Analysis (Item yang ditanyakan dan direview) :

1     Aktifitas Kerja

Apa saja yang dikerjakan, yang menjadi tugas dan tanggung jawab

didalamnya dijelaskan bagaimana, kenapa, dan kapan masing-masing pekerjaan tersebut dilakukan.

2      Kewenangan

       Apa saja yang menjadi hak pemengang jabatan dalam membuat suatu keputusan atau tindakan dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya

3      Tingkah laku

       Misalnya mengkomunikasikan, memutuskan, menulis, termasuk juga mengangkut beban dan berjalan jauh.

4     Mesin, peralatan dan alat bantu kerja lainnya

Mesin dan peralatan material yang digunakan. Hal ini berhubungan dengan keterampilan yang harus dikuasai. Misalnya psikolog harus bisa menguasai alat-alat tes psikologi dan menginterpretasikannya. Accounting harus bisa membuat/membaca neraca/laporan rugi laba/cash flow. Mekanik harus mengerti/bisa menggunakan mesin.

5     Performace Standard / Tampilan Kerja yang diharapkan

       Hal ini sifatnya baku, gunanya untuk penilaian kinerja / performance appraisal.

6      Konteks/keadaan Pekerjaan

       Kondisi lingkungan pekerjaan, jadwal kerja, keadaan social dan organisasi. Misalnya dengan berapa orang dan dengan siapa saja dia berhubungan.

7    Orang yang dibutuhkan

      Berhubungan dengan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan (tingkat pendidikan, jurusan,

      pelatihan dan pengalaman kerja) juga sifat-sifat pribadi, misalnya ramah, tegas dll. Kepribadian dan karakter fisik, misalnya tinggi badan dan berat badan minimal. Untuk posisi-posisi tertentu hal ini diperlukan misalnya pilot, pramugari dan sebagian operator mesin karena harus menyesuaikan dengan tinggi mesin.

8      Skill dan Knowlegde

       Merupakan kemampuan yang dispesifikasikan atau dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut, misalkan pengetahuan tentang pajak untuk staff accounting dan finance, bahasa mandarin untuk marketing dsb.